企業担当者編 2/5

③エントリーシートの受領・応募対応

応募学生への対応について

研究インターンシップへの応募対応は、基本的にはIDM上で、大学コーディネーターを通して進めていただくことになります。IDMの情報だけでなく、大学コーディネーターとの連携を前提に進めていただくようお願いしております。

学生は、IDM上で募集テーマを閲覧し、関心のあるテーマを検討した上で、大学コーディネーターや指導教員と相談しながら応募準備を進めます。そのため、応募前に大学側から応募に関する質問・確認事項の問い合わせがあることがあります。各大学コーディネーターには、企業担当者窓口連絡先（C-ENGINE事務局宛にご登録いただいている情報）を共有しております。応募前事前問合せについてはIDMを介さないケースも存在いたしますのでご注意ください。

応募対応において、大学との連携がうまくいかないなどの問題が生じた場合には、すぐにC-ENGINE事務局までご連絡をお願いいたします。

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応募時に確認する主な書類

学生は応募時に、大学を通してエントリーシートを提出します。

IDMから提出があった場合、企業管理アカウントにはシステムより通知メールが届きますので、IDMにログインし、応募者提出書類や大学からのメッセージをご確認ください。

C-ENGINEのエントリーシート様式は、履歴書、研究概要、キャリアプラン／志望動機で構成されています。（※企業側の自社様式を応募書類として指定することが可能です。自社様式をご利用の際は、IDMへのテーマ登録時に自社様式を合わせてご提示ください。）

提出された応募書類を通して、学生の専門分野、研究のコアスキル、これまでの研究内容や進め方、志望動機、研究インターンシップへの期待・関心などを把握いただき、関係部署にて受入可能性のご検討をお願いいたします。

[注] IDMテーマでイレギュラーな事態が起きた場合（例：コロナ等で一時受入れ停止中など）は事務局までご一報ください。

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書類を見るときに重視いただきたいポイント

応募書類を確認する際、企業側ではつい、研究テーマと学生の専門分野の一致度や、使用している手法・スキルの一致度に目がいきがちです。もちろんこれらは重要な要素ですが、研究インターンシップでは、「今すぐそのまま即戦力になるか」だけでなく、「どのような研究の進め方をする人か」を見ることも非常に重要です。

特に研究インターンシップでは、学生の学習スピード、問題分解力、試行錯誤の質が、短期間で研究を進める上で非常に重要です。専門の一致度だけでなく、学生自身に研究を進める力がありそうか、という視点をもって、協働可能性を検討いただければと思います。

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専門が完全一致していなくても、すぐに見送らない

企業側で応募書類を見た時に、研究分野が少し違ったり、研究キーワードが完全一致していなかったり、想定していたスキルが明確に書かれていないという点が、研究インターンシップの実施を難しく感じさせるかもしれません。 しかし、専門分野名の一致だけではわからない適性の発見が、研究インターンシップ実施の醍醐味ともなり得ます。

これらの力は、書類の読み方次第で見えてくる場合があります。もし少しでも接点がある場合には、面談を実施し、これを通じて相互理解・協働が可能かを見極めていただくことを前提としていただければと思います。

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質問対応

IDMでは、応募前にはテーマ毎の掲示板で、学生が匿名で質問を投稿できるようになっています。また、大学コーディネーターを通して質問が寄せられることがあります。そうした質問は、学生が実際に応募して良いか、博士研究の計画上参加して問題なさそうか、自分の専門性またはスキルが活かせそうか、どういった準備が必要か、など、参加可否を学生自身が検討するための重要な情報であることがほとんどです。

そのため、回答可能な範囲で、できるだけ前向きにご対応いただくことが、結果としてミスマッチ防止に繋がりますので、ご対応をお願いいたします。

守秘の観点から事前に情報を開示しにくい場合には、募集時点で公開できる範囲、面談時に説明可能な内容、実施決定後に共有できる情報を切り分けてお伝えいただくのも、学生側の理解を容易にしますのでどうぞご検討ください。

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応募対応は「選考」だけでなく「相互理解の入口」

研究インターンシップにおける応募対応は、採用選考とは異なり、学生を単に「通す／落とす」ためのプロセスではありません。むしろ、

• この学生とどんなテーマなら協働できそうか
• どんな条件なら双方にとって無理がないか
• どこに期待でき、どこに配慮が必要か

を考える、相互理解の入口となります。そのため、応募対応の段階では、条件が一致しないからと書類だけで即見送り判断をするのではなく、受入担当者として対話に繋げる視点を持ってご対応いただきますようお願いいたします。

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④社内受け入れ部署との調整

エントリーシートにて受け入れの可能性を社内受け入れ部署と調整いただき、可能であると判断いただけましたら、学生本人との面談の日時調整のため、大学コーディネータまでご連絡をお願いします。

三者面談は「選考面談」ではなく「すり合わせの場」

C-ENGINEの研究インターンシップでは、学生応募後、企業・学生・大学コーディネーター（または大学教職員）による三者面談を実施するようお願いしております。

この面談は、一般的な採用面接とは異なります。もちろん、企業側が学生の理解を深めていただく場ではありますが、主な目的は相互理解と実施条件の調整です。

• 研究テーマの方向性をすり合わせる
• 学生の関心・強みを確認する
• 実施時期・期間・実施形態を調整する
• 大学側の事情や配慮事項を共有する
• 実施に向けた懸念点を事前に確認する

是非これらを念頭に置いた上で、ご調整をいただくようお願いいたします。

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三者面談をおこなう意味

三者面談で大学コーディネーターが同席する理由は以下の通りです。

• 学生の研究状況や履修・単位認定の事情を共有できる
• 指導教員との調整が必要な点を確認できる
• 学生が言い出しにくい懸念点を補足できる
• 企業側の説明が学生に伝わっているか確認できる
• 実施条件の認識齟齬を減らせる

特に、研究インターンシップは、一定期間研究室を離れ、学生自身の博士研究を一旦ストップさせる必要があることがほとんどです。学会や実験など、研究計画との兼ね合いであったり、単位認定のための必要要件の確認、守秘や契約に関する大学側の事情など、通常のインターンシップよりも調整事項が多くなるため、三者面談は非常に有効です。

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面談日程調整

IDM上で面談日の日程調整が可能です。受入担当者等企業側の面談参加者側でまず調整いただき、複数の候補日を大学に提出してください。IDM上では30分枠または1時間枠の設定が可能です。

企業から候補日が提出されると、大学コーディネーターが学生に確認し、大学コーディネーター側から希望日時が提示されます。提示された希望日時の中から、最終的な日時を企業側でお選びください。

日時決定後も、予定変更等は可能です。IDM上での日時が変更された場合、関係者に通知メールが届きます。

メール等を利用して調整をおこなっていただいても問題ございません。また万が一、面談を実施しない場合はIDM上で「面談スキップ」としてください。

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⑤三者面談

面談で確認しておきたいポイント

三者面談では、以下のような点を確認しておくと、実施後のミスマッチを減らせます。

• テーマへの関心と接点
  • 学生がなぜこのテーマに関心を持ったのか
  • 学生自身の研究や経験と、どんな接点を感じているか
  • どのような形で関わってみたいと考えているか
• 実施時期・期間
  • いつ頃から実施可能か
  • どの程度の期間が現実的か
  • 研究・授業・ゼミ・学会等での希望があるか
• 実施形態
  • 対面・オンライン等の想定・認識共有
  • 実施場所、出社頻度の共有
  • 実験設備・環境、実施スケジュール案などの確認
  • 待遇面での条件確認
• 期待する役割
  • 企業として、学生に期待する役割
  • 学生が自分に求められる役割についてどう考えるか
  • どの程度自律的に進められそうか
• 成果物・到達イメージ
  • 成果の想定（レポート、発表、資料作成なども含む）
  • 週報・月報等の有無、中間報告、最終報告会等の実施の有無
• 懸念点・配慮事項
  • 研究室・大学側の制約の有無
  • 守秘や知財に関する留意点
  • 学生本人の不安・配慮事項の確認
  • 企業側の受入れにおける制約の有無

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面談後：実施可否の最終確認

面談を実施した際には、一旦面談で確認した事項をもとに、社内で持ち帰り、改めて実施可否についてご検討ください。

特に、実際に取り組んでもらえそうなテーマがあるか、どの部署・チームが受入を担当するか、実施時期・期間・形態の確認などを整理し、追加確認事項があれば大学に追加質問をおこなってください。

面談終了時には、現時点での前向きな感触、追加で確認したい事項の有無、回答予定時期（1週間以内を目安にお願いします）などを大学と共有いただけると、学生・大学側の安心感が高まります。また同時に学生にも、面談を経て参加を希望するかどうか改めてご確認いただくことが望ましいです。

※決定時には、IDM上で結果のご入力をお願いいたします

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受入可否判断は「一致度」ではなく「成立可能性」でご検討ください

研究インターンシップでは、通常の採用選考のように「要件を満たしているかどうか」だけで判断すると、成立し得る良い機会を逃してしまう恐れがあります。

もちろん、実施条件がどうしても合わない、必須スキルが不足、守秘・安全上実施が困難、等の場合は見送る判断も必要となるでしょう。

完全一致していなかったとしても、どのように設計すれば成立し得るか、という観点でご判断をいただくと、C-ENGINEの研究インターンシップの活用可能性が向上します。

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面談後に条件調整が必要な場合

研究インターンシップでは、面談で双方の希望や制約を確認するので、その後条件調整が発生することは珍しくありません。例えば、実施時期を学生が希望する時期よりも後ろ倒しにしていいかどうか、学生が希望している実施期間よりも短めの設定でいいかどうか、対面前提だったが、一部オンラインを取り入れて実施したいとか、受入部門・担当者を変更・調整したいなど、曖昧なままにせず、できる限り早い段階で具体的に共有することが大切です。遠慮して抱え込むのではなく、明確に伝えることで信頼関係を築きましょう。

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受入が難しい場合

面談の結果、今回は受入が難しいと判断する場合ももちろんあるでしょう。その際は、可能な範囲で大学コーディネーターに対し、理由や背景をお伝えください。たとえば

• 実施時期の都合が合わない
• 今回は設備・安全面で実施困難
• 想定していた役割とのずれが大きかった
• 受入体制の都合で見送りとなった

など、学生本人の能力だけが理由ではない場合は、それを共有いただけると学生自身が過度に落胆することを防げます。

また場合によって、別テーマなら可能性がある場合や、時期を変えれば再検討できる、他部門の方が合いそうなどがあれば、是非それも共有ください。次につながる可能性があります。

大学コーディネーターは、その内容を受けて継続的に学生を指導することになりますし、別の学生が同テーマを希望する際の参考にもなります。一度の面談結果だけで関係が終わるとは限りません。可能な限り丁寧なご対応を心がけていただきますようお願いいたします。

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⑥契約・事前学習内容通知

受入決定後：実施条件の最終確認

三者面談を経て受入の方向性が固まったら、まずは実施条件の最終確認を行ってください。研究インターンシップでは、面談時点ではまだ概略レベルで合意していることも多く、あらためて以下のような事項を学生本人と確認したうえで進めると良いでしょう。

• 実施期間・日数、日程（実施スケジュール）
• 出社頻度、対面・オンラインの別
• 実施場所
• 学生に担当してもらう研究テーマ名
• 受入担当者
• 企業側で必要な手続きや研究を実施する際にあらかじめ準備すべき事項

これらについて認識の齟齬がないかどうかを確認し、研究インターンシップ実施計画書を作成してください。

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研究インターンシップ実施契約の締結

研究インターンシップ実施にあたっては、原則大学・企業間で研究インターンシップ実施契約を締結していただくことになっています。具体的な手続き・名称は各大学・企業の運用により異なる部分もありますが、おもに以下のような事前手続きが発生します。

• 研究インターンシップ実施契約書（覚書）【原則必須】
• 秘密保持に関する誓約書
• 学生の保険加入状況確認
• 有給の場合雇用契約

特に研究インターンシップでは、研究開発情報や未公開データ、社内資料、試作・実験情報など、守秘義務のある情報に学生が触れる可能性があります。そのため、開始前に、何が共有可能で、何が共有不可か、学生にどの範囲までアクセスさせるかを明確にし、必要な誓約やルールを整えておくことが重要です。

研究インターンシップ実施契約書のC-ENGINE雛形では、知財や秘密情報の取扱いについても言及しています。内容を確認の上、活用可能な場合はこの雛形をもとに大学との協議を開始してください。雛形はあくまでも雛形ですので、企業ポリシーに合わせたご変更は、大学側が合意する限り問題ございません。

また、C-ENGINEの研究インターンシップ実施契約雛形一式には、実施契約書以外に、「インターンシップ実施計画書」と「同意書（学生が企業に提出）」が添付されています。契約締結時には、それぞれの必要項目の合意がなされさえすれば、詳細の計画内容等は締結後の作成でも問題ありません。

一方、大学側が、C-ENGINEの雛形を利用し大学専用雛形を用意しているケースもございます。契約内容協議開始の際は、大学側にもその点ご確認をお願いします。

C-ENGINE雛形では、一度契約を締結すると申し出が無い限りは自動更新の形式（包括契約）となっています。受入案件によって都度契約手続きの手間が削減できるというメリットがありますが、包括契約とはせずに都度見直すという方法をとられるのでも問題ありません。

どちらにしても、大学と十分協議の上手続きをお願いします。何か懸念等がある場合はC-ENGINE事務局もサポートさせていただきますので、どうぞお気兼ねなくご連絡ください。

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学生の保険・安全管理の確認

研究インターンシップでは、実施内容によっては企業の実験設備の使用や、工場・研究所への立ち入り、薬品・装置の取り扱いなどを伴うことがあります。
そのため、受入開始前には

• 学生が加入している保険（主に学研災・学研賠）の内容
• 企業側で必要となる安全教育
• 入構・入館ルール
• 緊急時の連絡体制

などの確認をしておくことが重要です。

特に、理工系・実験系テーマでは、「学生だから特別扱い」ではなく、必要な安全ルールを学生自身にきちんと理解いただいた上でしっかり適用することが大切となります。

C-ENGINEとしても、参加が決まった学生には、参加にあたっての心構えについて資料を用意していますが、企業としても受入初期に、安全教育等をしっかりおこなっていただくことを推奨しております。

もちろん、過度に構えすぎて受入を難しく考える必要はありません。データ解析中心にして工場等へは見学中心にする、一部立ち合いのみにするなど、設計次第でリスク低減は可能です。

大学側では、全てのインターン生に学生教育研究災害傷害保険（学研災）、学研災付帯賠償責任保険（学研賠）への加入を指導しております。保険証券は学生よりIDM上にアップロードされますので、事前にご確認ください。万が一インターン生が（ポスドク等で）学研災・学研賠に加入できない場合は、社内での雇用契約・労災でのご対応をご検討下さい。

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受入担当者・伴走担当者を明確に

研究インターンシップでは、いくら学生が自律的に研究遂行できるとはいえ、完全に一人で動けるわけではありません。そのため、受入企業側で、誰が学生の主担当となるかを明確にしておく必要があります。例えば以下のように役割が整理されると進めやすいでしょう。

• 窓口担当者：IDM管理、事務連絡、大学との連絡調整
• 受入責任者：全体方針や受入可否判断を担う
• 伴走担当者（現場担当者）：日常的な相談・進行確認を担う

最近では、リモートワークを活用する企業も多いことから、特に伴走担当者については、主担当・副担当（もしくはチーム）など、複数人で対応可能な体制であれば、学生が困ったときにいつでも相談できる望ましい状態となるでしょう。

また、伴走担当者（現場担当者）は、必ずしも「教育係」である必要はありません。研究インターンシップでは、あくまでも学生が自律的に研究を進める上でのサポート役として、方向性を確認したり、節目でレビューしたり、迷ったときに軌道修正したりするなど、どちらかといえば「相談役」としてかかわっていただくのが有効です。

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お問い合わせ

C-ENGINE事務局では は常に役に立つコラボレーションをお届けし、会員企業の皆さまよりのご相談をお受けしております。 研究型インターンシップ、その他どのようなことでもお尋ねになりたいことがございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。